Os outros sabem o que faz na sua empresa?

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A resposta, com toda a certeza, é um sim muito firme. E sabem como o faz?

Há mais de 20 anos, fundei uma empresa. A sua força de trabalho era constituída por mim, outra sócia e 2 funcionários. Cada pessoa desempenhava uma função com a liberdade de a fazer como entendesse, desde que fosse eficiente e produtiva. Havia uma comunicação fluida e todos sabíamos o que cada um fazia. Ou assim eu pensava…

A empresa nem tinha um ano quando tive um problema de saúde que, não sendo grave, forçou-me a um afastamento de cerca de duas semanas. Para a minha surpresa, recebia inúmeros telefonemas para saberem quais os procedimentos para entregar a pasta ao gabinete de contabilidade, como se enviava determinadas listagens, onde estavam as contas da electricidade, ou água para pagar, etc.

Todos sabiam o que eu fazia, mas não como o fazia. Estava tudo registado na minha cabeça e essa teve de se ausentar comigo…

O conhecimento é o processo de acumular dados; a sabedoria reside na sua simplificação.

Martin H. Fischer

Foi uma lição de vida na altura perfeita. Passei a fazer listagens das minhas tarefas e descrições da forma como deviam ser feitas. Agora sei que fazia “SOP’s – Standard Operating Procedures”, que em bom português se traduz livremente por “Procedimentos Operacionais Padronizados”.

Não se deixe iludir pelos nomes da moda. Simplesmente passei a registar o que fazia e como o fazia. Em caso de ausência prolongada, bastava ver a lista de tarefas e seguir as instruções. Foi igualmente útil para delegar tarefas e passou a ser um hábito em toda a minha vida profissional. São igualmente úteis para relembrar como fazer determinadas operações que são usadas mais raramente, por exemplo, o preenchimento de um inquérito anual.

Pense se não será também útil para si, especialmente em tempo de pandemia…

Sobre o autor

Maria Machado
Maria Machado

Autora e criadora do ‘blog’ outraopiniao.com, criou este ‘blog’ onde oferece outra opinião de empresário para empresário sobre vários temas, sem palavreado técnico e baseada na sua própria experiência.

Maria Machado Por Maria Machado

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