A minha vida dava uma pasta

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Vamos fazer um exercício. Se eu lhe pedir uma certidão de não dívida da Autoridade Tributária, uma cópia do seu pacto social e o NIB da empresa, quanto tempo demora a enviar-me isso por email? Um funcionário vai andar à procura? Ou vai simplesmente passar o assunto para o gabinete de contabilidade? Tenha em atenção que são documentos básicos pedidos em inúmeras operações empresariais e bancárias…

Na maior parte das micro e pequenas empresas, não existe um arquivo eficiente dos documentos não contabilísticos. Muitas vezes estes documentos são guardados de forma aleatória ou estão sob o cuidado do contabilista. Mas a vida de uma empresa precisa de uma pasta… Seja ela digital ou física. Não existe uma lista completa, pois, depende das especificidades cada empresa. Alguns exemplos destes documentos são:

  • O pacto social atualizado,
  • a declaração de início de actividade,
  • os contratos de fornecimentos de serviços (seguros, energia, telecomunicações…),
  • documentação relativa à abertura de contas ou outros contratos com a Banca,
  • NIB e SWIFT de todas as contas bancárias,
  • certidões de não dívida à Segurança Social e Autoridade Tributária (atualizadas),
  • cadernetas prediais ou contratos de arrendamento,
  • protocolos assinados com fornecedores ou outras entidades,
  • contratos de renting, leasing ou outros, etc

Se ainda não tem este género de pasta, física ou digital, pense nas vantagens. Em qualquer altura que sejam necessários, estão num único sítio, facilmente acessível e sem depender de ninguém para os obter. É mais profissional e eficiente, pois também funciona como “lembrete” para manter tudo atualizado e até mesmo para renegociar contratos de prestação de serviços.

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Maria Machado

Maria Machado

Autora e criadora do ‘blog’ outraopiniao.com, criou este ‘blog’ onde oferece outra opinião de empresário para empresário sobre vários temas, sem palavreado técnico e baseada na sua própria experiência.

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